La Hoja de Trabajo con Ajustes

La Hoja de Trabajo con Ajustes

La hoja de trabajo es una forma de organizar la información contable y obtener datos que beneficien la toma de decisiones.

Concepto:

Es un documento que prepara el contador y que utiliza como borrador para luego confeccionar los estados financieros.

Se prepara a lápiz y es en este documento que se hacen las correcciones y ajustes pertinentes, para mostrar el verdadero saldo de las cuentas, ya que ésta es la finalidad de la hoja de trabajo.

La hoja de trabajo recoge los totales del mayor general y se analiza el movimiento de cada una de las cuentas al final de un período.

Importancia:

La hoja de trabajo es de suma importancia para la labor que realiza el contador, mediante este documento de borrador, se preparan los Estados Financieros.

En la hoja de trabajo el contador puede observar el desenvolvimiento del negocio, si en ese período hay ganancia o pérdida.

Utilizando los datos de la hoja de trabajo se puede tomar decisiones importantes y oportunas; ya que de aquí parte la realización de los Estados Financieros, siempre y cuando se realice en el tiempo determinado.

Preparación:

La hoja de trabajo se prepara en una hoja cuadriculada de ocho columnas si  lleva ajustes.

Al preparar la hoja de trabajo no debe olvidar que es un borrador que utiliza el contador, por consiguiente se trabaja a lápiz. Éste es el único documento que se no se confecciona a pluma. Eso quiere decir que todos los documentos que se trabajen manualmente se hacen a pluma.

Para la preparación de la hoja de trabajo debe tener en cuento los siguientes pasos:

Encabezamiento de la hoja de trabajo:

a.   Encabezamiento de la hoja de trabajo:

§  Nombre de la empresa.

§  Nombre del documento (hoja de trabajo).

§  Período de tiempo que cubre.

b.     Títulos de las columnas:

§  Nombre de la cuenta. Aquí se detallan los nombres de cada una de las cuentas, tomando en consideración la codificación a que pertenecen.

§  Balance de prueba; con sus columnas de débito y crédito. Se debe copiar el saldo de las cuentas tomadas del mayor general y considerar ya sea el balance débito o crédito que la misma tenga.

Al terminar de copiar las cantidades coloque una línea de suma, realice la adición de las dos columnas y éstos deben mostrar igualdad de débitos y créditos; luego pase doble raya para mostrar la veracidad del balance de prueba.

§  Ajuste: en esta columna de débito y crédito se utiliza para actualizar los diferentes saldos de cuentas que en momento dado se obviado por error o equivocación.

§  Balance Ajustado: En esta columna se actualizan las cuentas que tuvieron ajustes y  las que no se pasan tal como aparecen en sus respectivos balances, débito o crédito, mostrando un nuevo balance de prueba para pasar a los diferentes estados.

§  Traslado de las partidas el Estado de Ganancias y Pérdidas o Resultado. Tome en cuenta dos columnas, débito y crédito.

Las cuentas que afectan el Estado de Resultados son las siguientes: ingresos, compras y gastos. Tenga cuidado al pasar las cantidades del balance de prueba al estado de Ganancias y Pérdidas; estas cantidades deben ser trasladadas exactamente igual y del mismo lado, ya sea débito o crédito.

§  Traslado de las partidas de Estado de Situación o Balance General. Designe dos columnas, débito o crédito. Las cuentas que afectan el Estado de Situación o Balance General son las siguientes: activo, pasivo, capital y personal.

§  Determinación de la ganancia o la pérdida. Calcular la diferencia de la columna débito y crédito del estado de resultados. Si la columna crédito es mayor que la columna débito, entonces hay una ganancia, esto nos indica que los ingresos de ese período fueron mayores que los costos y gastos. Si hay una pérdida entonces la columna débito será mayor que la columna crédito y esto nos muestra que los costos y gastos de ese período fueron mayores que los ingresos.

La diferencia resultante se coloca debajo de la cantidad que es menor tanto para el estado de resultados como para el estado de situación.

§  Prueba de la equidad de la hoja de trabajo. Al tener los resultados de los estados financieros, verificamos que le diferencia del estado de resultados es igual a la diferencia del estado de situación.

En los informes de contabilidad cuando queremos llamar la atención  que, efectivamente el informe es correcto y está balanceado colocamos doble línea bajo las cantidades que queremos resaltar como correctos o balanceadas. Con respecto a la  hoja de trabajo se coloca doble línea a los totales del balance de prueba, del estado de resultados y del estado de situación.

9.4. Ajustes  Básicos:

Son las actualizaciones que se hacen en las cuentas para corregir sus saldos. Cada asiento de ajuste afecta una cuenta de balance general y del estado de resultados. Entre ellos tenemos.

§  Inventario de mercancía: El inventario es una de las cuentas que se ajustan, ya que al presentar el balance de prueba aparece el inventario inicia y hay que actualizar dicha cuenta para poder determinar  el inventario final.   

Ejemplo. El inventario final de mercancía es de B/.12.500.00.

NOMBRE DE LA CUENTA	Balance de Prueba		Ajustes
	Débito	Crédito	Débito	Crédito
Inventario de Mercancía	8,000.00		(2)   12,500.00	(1)  8,000.00
Compras	18,600.00		(1)    8,000.00	(2)   12,500.00

Si observamos en el Balance de Prueba aparece el inventario inicial que es de B/10,700.00 y tenemos que actualizar el inventario final.  Para eso tenemos que hacer los siguientes pasos.

1.     Eliminar el Inventario Inicial: Para eliminar el inventario inicial tendremos que darle un crédito en la columna de ajuste por el valor  de B/.10,700.00 y a la vez darle un débito por la misma cantidad en la cuenta de compras.

2.     Establecer el Inventario Final: La empresa determina al final del periodo su inventario final por lo que tenemos que registrar para el siguiente periodo. Por el cual tenemos que dar un débito en la cuenta de inventario por la suma de B/15,800.00 en la columna de ajuste, y un crédito en la cuenta de compras. 

Y de esa forma se determina el inventario final y sus costos.

§  Seguro Pagado por Anticipado: Hoy día hay muchas empresas que compras seguro por adelantados para cubrir sus negocios por cualquier eventualidad que suceda; pero al finalizar el periodo fiscal debe registrar su gasto. Esto se realiza de las siguientes formas.

Ejemplo: La COMPAÑÍA X MAX compró una póliza de seguro por dos años por la suma de B/.3,650.00 el  1  de agosto de 20_____

Para determinar el gasto se realiza la siguiente fórmula:

Gasto de Seguro =  costo x tiempo vencido

                           Duración de la póliza

Gasto Seguro =  3,650.00 x 5 =   760.42

                            24     

El Gasto de seguro sería por B/.760.42 y se registraría de la siguiente forma en la hoja de trabajo el ajuste.

NOMBRE DE LA CUENTA	Balance de Prueba		Ajustes
	Débito	Crédito	Débito	Crédito
Seguro Pagado por adelantado	3,650.00			(3)   760.42
Gasto de Seguro	300.00		(3)   760.42

En la columna de ajuste por el lado crédito se coloca el gasto generado que es de B/.1,500.00 (disminuye).  Y por el lado Débito la misma cantidad en la cuenta de gasto (aumento)

§  Materiales, Útiles o Suministros de Oficina: En esta cuenta cada vez que se termina el periodo fiscal se debe evaluar o inventariar los materiales o suministros que se gastó.  Y se determina de la siguiente forma.

Ejemplo:    El inventario final de los  materiales y suministros es de B/.500.00.

Se realiza una resta del inventario inicial con el final y me va a dar el gasto de materiales consumidos durante ese periodo.

Materiales de Oficina  Inicial (esto viene del Balance de prueba).	1,700.00
Materiales de Oficina ( información adicional)	-       500.00
Total de materiales gastados ene periodo contable (esta cantidad es la que va en el ajuste.)	1,200.00

NOMBRE DE LA CUENTA	Balance de Prueba		Ajustes
	Débito	Crédito	Débito	Crédito
Materiales  de oficina	1,700.00			(4)   1,200.00
Gasto de Materiales de Oficina	---------		(4)   1,200.00

9.5 Otros Tipos de  Ajustes:

§  Depreciación: Todos los bienes tienen una vida útil estimada como resultado de la utilización o el desgaste por su uso.

Según el Decreto Ejecutivo N| 70 del 27 de octubre de 1993)   Artículo 49.- Reglas generales.

“Las depreciaciones anuales permitidas por razón de desgaste o agotamiento son aquellas efectuadas sobre activos fijos empleados por el contribuyente en su negocio, industria o profesión y en actividades vinculadas con la producción de renta gravable”

Ejemplo:

En el balance de prueba se muestra el valor del Maquinaria y Equipo por la suma de B/14,500.00 con una depreciación del 15% regístrela

En este caso se realiza una multiplicación del valor por el porcentaje y me da el valor depreciado del año.   14,500.00 x 15%  = 2,175.00  y se registra de esta forma.

NOMBRE DE LA CUENTA	Balance de Prueba		Ajustes
	Débito	Crédito	Débito	Crédito
Depreciación			2,175.00
Depr. Acum. De Maquinaria y Equipo				2,175.00

• Cuentas Incobrables Malas.

Muchas empresas en nuestros días venden al crédito, pero hay a veces que les resulta  difícil de cobrar  el total de lo adeudado es por eso que se crea una reserva de cuentas incobrables o cuentas malas. Según el Decreto Ejecutivo No. 70 del 27 de octubre de 1993).

Nota: Se establecerá esta provisión de cuentas malas del 1% de las ventas crédito. Y no puede ser mayor del 10% de la cuentas por cobrar.

Ejemplo:

Las ventas al crédito fueron de 18,300.00 y el saldo de las cuentas por cobrar es de B/.5,700.00

Se calcularía de la siguiente forma:

1.     Ventas al crédito          18,300.00 x 1% =  183.00

2.     Cuentas por Cobrar        5,700.00x 10%= 570.00   ( Esta información viene del balance de prueba)

Se registraría de la siguiente forma:

NOMBRE DE LA CUENTA	Balance de Prueba		Ajustes
	Débito	Crédito	Débito	Crédito
Cuentas Malas			183.00
Reserva para ctas incobrables				183.00

• Cuentas de Gastos:

En toda empresa hay cuentas de gastos que por tal motivo a veces llegan tarden o por tal razón se les olvida registrar  tales como (luz, teléfono, etc.) por lo tanto hay registrar  asientos de ajuste relacionados con gastos  pendientes de pago en la hoja de trabajo.

Ejemplo: Se recibió el estado de cuenta de Luz por B/.90.00

NOMBRE DE LA CUENTA	Balance de Prueba		Ajustes
	Débito	Crédito	Débito	Crédito
Cuenta por pagar				175.00
Gasto de Luz			175.00

COMPAÑÍA X MAX  le pide a usted que confeccione la hoja de trabajo al 31 de diciembre de 200___ con los siguientes ajustes:

Información Adicional                     

1          El Inventario Final de Mercancía es de B/.12,500.00                                     

3          La Póliza de Seguro se adquirió el 1 de Agosto por dos años B/760.42           

4          El inventario final de Materiales es de B/.400.00                  

COMPAÑÍA X MAX
Hoja de Trabajo
Para el año que terminó el 31 de diciembre de 20____
	Balance de Prueba			Ajustes		Balance Ajustado		Estado de Ingreso		Estado de Situación
Nombre de la Cuenta	Débito		Crédito	Débito	Crédito	Débito	Crédito	Débito	Crédito	Débito	Crédito
Caja	2,500.00					2,500.00				2,500.00
Banco	13,100.00					13,100.00				13,100.00
Cuentas por Cobrar	5,700.00					5,700.00				5,700.00
Inventario	8,000.00			(2)   12,500.00	(1)   8,000.00	12,500.00				12,500.00
Seguro pagado por Adelantado	3,650.00				(3)      760.42	2,889.58				2,889.58
Materiales de oficina	1,700.00				(4)   1,300.00	400.00				400.00
Mobiliario de Oficina	3,300.00					3,300.00				3,300.00
Cuentas por Pagar		1,600.00					1,600.00				1,600.00
Hipoteca por Pagar		9,200.00					9,200.00				9,200.00
Carlos Macías, Capital		17,319.00					17,319.00				17,319.00
Utilidades Retenidas		7,450.00					7,450.00				7,450.00
Carlos Macías, Personal	200.00					200.00				200.00
Ventas		22,151.00					22,151.00		22,151.00
Compras	18,600.00			(1)   8,000.00	(2) 12,500.00	14,100.00		14,100.00
Gasto de Seguro	300.00			(3)   760.42		1,060.42		1,060.42
Gasto de Publicidad	140.00					140.00		140.00
Gasto Varios	530.00					530.00		530.00
Total	57,720.00	57,720.00
Gasto de Materiales				(4)  1,300.00		1,300.00		1,300.00
Ganancia neta				22,560,00	22,560.42	57,720.00	57,720.00	17,130.42	22,151.00	40,589.58	35,569.00
								5,020.58			5,020.58
								22,151.00	22,151.00	40,589.58	40,589.58

ASIENTOS DE AJUSTES:

Una vez ajustados los ajustes en la hoja de trabajo se registran en un diario para posteriormente regístralos en el mayor para actualizar las cuentas, ya que éstas no aparecen registrados al final del periodo ya sea por correcciones u omisión etc.

Ejemplo:

                                       DIARIO                                       PAG.  4

Fecha		Detalle	Ref.	Débito		Crédito
20__ Dic	31	Compras	511	8,000	00
		Inventario de mercancías	114			8,000	00
	31	Inventario de mercancías	114	12,500	00
		Compras	511			12,500	00
		Para registrar el ajuste de inventario final.
	31	Gasto de Seguro	613	760	42
		Seguro Pág. Por Adelantado	115			760	42
		Para registrar el ajuste de gasto de Seguro.
	31	Gasto de materiales de oficina	616	1,200	00
		Materiales de oficina	116			1,200	00
		Para registrar ajuste de Materiales y Oficina.
	31	Depreciación	617	2,175	00
		Deprec. Acum. De Maq. Y Equipo	119			2,175	00
		Para registrar el ajuste de Depreciación.
	31	Cuentas Malas	618	183	00
		Reserva para Cuentas Malas	120			183	00
		Para registrar ajuste de Cuentas Malas.